Разъяснен порядок заполнения журнала кассира-операциониста по форме N КМ-4.
Об этом Письмо УФНС РФ по г. Москве от 09.07.2008 N 22-12/066519@.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Об этом сказано в п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ ''О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт'' (далее - Закон N 54-ФЗ).
Согласно ст. 5 Закона N 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные на ККТ кассовые чеки.
Пользователи ККТ должны применять исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти).
В Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 и действующих в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ, определены требования к работе кассира в течение смены.
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин.
В соответствии с Указаниями форма N КМ-4 ''Журнал кассира-операциониста'' применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.
После снятия с ККТ Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира- операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 и 8).
В графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 и 13 раздела ''Оплачено по документам'' соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.
В графе 14 журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).
Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки контрольно- кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам. В подтверждение этого оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3) , который составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию организации (индивидуального предпринимателя) и хранится в документах за данное число. Возвращать деньги из денежного ящика ККТ можно только по чекам, пробитым в этот день.
Следовательно, в графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.
Журнал кассира-операциониста должен отражать достоверную и полную информацию о полученной ежесменной выручке по каждой эксплуатируемой ККТ.
