Определение дохода сотрудника, подлежащего обложению налогом на доходы физических лиц, исчисление, удержание и уплата данного налога производятся организацией - налоговым агентом в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения.
Об этом Письмо Минфина России от 31.10.2013 N 03-11-11/46739.
В силу ст. 41 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами ''Налог на доходы физических лиц'' и ''Налог на прибыль организаций'' Кодекса.
Согласно ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 Кодекса.
В соответствии с п. 1 ст. 226 Кодекса налоговый агент - российская организация, от которой или в результате отношений с которой налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 Кодекса, обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц. При этом организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов, предусмотренных Кодексом ( п. 5 ст. 346.11 Кодекса).
Тот факт, что стоимость приобретенных физическим лицом (сотрудником) товарно-материальных ценностей, в силу применяемого организацией специального налогового режима - упрощенной системы налогообложения, не подлежит отнесению на расходы организации, не имеет значения для исчисления налога на доходы физических лиц.
При этом необходимо учитывать, что на основании п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 N 373-П для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату, оформляется расходный кассовый ордер.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
