|
Е. Кальчевская УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ: ЧАСТЬ 1Очень часто организации-представители покупателей, различных организаций (страховых, аудиторских, по обслуживанию программных продуктов и т.п.) приглашаются на переговоры в офис.
Как правило, в организации утверждена смета представительских расходов на год, перечень сотрудников, имеющих право участвовать в мероприятиях, оформлен приказом, где имеется ссылка на соответствие требований статье 264 НК. Расходы отражаются в авансовом отчете материально ответственного лица (участника переговоров) с приложением акта по конкретному мероприятию (указаны место, время, перечень присутствующих на обеде, предмет переговоров) и кассового чека (Дебет 71 Кредит 50; Дебет 44 Кредит 71 - без отражения на счете 10). Для проведения официального приема (завтрака, обеда, аналогичного мероприятия) представителей организаций списание на расходы может быть произведено непосредственно на счет 44. Закупка этих продуктов в рамках буфетного обслуживания участников во время переговоров, предназначенных для нескольких переговоров, должна отражаться через счет 10. В целях налогообложения указанные расходы возможно рассматривать в качестве представительских только в случаях:
Руководитель вправе решить самостоятельно, будет ли он назначать ответственным лицом для проведения представительских мероприятий именно сотрудника с заключенным договором о полной материальной ответственности либо другого сотрудника. Каждое мероприятие оформляется документально. Подход данной ситуации предусматривает, что анализируемые представительские расходы следует подразделить на два вида: небольшие расходы на угощение (кофе, чай, печенье, сахар, вода; далее - угощение) во время деловых встреч в офисе и расходы вне офиса (в ресторане, кафе) - проведение официального приема. Организация каждого вида расходов предусматривает различный характер последовательных действий, в результате которых либо остаются продукты, либо продукты полностью потребляются. В этой ситуации не рассматриваются представительские расходы на участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, хотя вполне очевидно, что подход должен быть ровно таким же с учетом того, что норматив для целей налогообложения не должен превысить нормы расходов от ФОТ (применяется к общей сумме представительских расходов).
Отражение в учете хозяйственных операций производится в зависимости от возникновения реальных фактов. В данном случае это могут быть закупки продуктов для проведения конкретно одного мероприятия (например, официального приема) либо для нескольких (проведение переговоров только с буфетным обслуживанием без организации официального приема). Закупка продуктов для проведения официального приема (завтрака, обеда, аналогичного мероприятия) заранее не производится. Расходы на обслуживание представителей других организаций (представительские расходы) с целью отражения их впоследствии в составе представительских расходов и в налоговом учете целесообразнее осуществлять для каждого такого мероприятия отдельно, поэтому отнесение их на расходы в бухгалтерском учете торговой организации возможно непосредственно на счет 44 "Расходы на продажу" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). В случае систематического использования этих продуктов в рамках буфетного обслуживания участников во время переговоров (и при коротких перерывах) с целью сотрудничества предварительная закупка кофе, чая, печенья, сахара, воды оправдана. Закупка подобных продуктов может быть осуществлена, например, в размере среднемесячных нужд (по смете), а в некоторых случаях возникнет переходящий остаток (если планируемое число переговоров не состоится). Для отражения таких хозяйственных операций должен использоваться счет 10 "Материалы", ведь эти продукты одномоментно не расходуются, а факт хозяйственной операции по расходу должен быть отражен на дату согласно первичным документам (по обслуживанию участников переговоров). Требование-накладная выписывается на определенное должностное лицо, ответственное за материальное обеспечение переговорного процесса (определяет его руководитель по приказу).
В целях налогообложения представительские расходы являются нормируемыми (4% от ФОТ) (пп. 22 п. 1, п. 2 статьи 264, п. 42 статьи 270 НК). В п. 2 статьи 264 НК говорится – "независимо от места проведения указанных мероприятий". Это означает, что проведение этих мероприятий может быть организовано в любых местах (в офисе и за его пределами, в месте командировки, в точке общественного питания и т.д.). Важно удовлетворение целевых требований. Указанные в вопросе расходы, связанные с обслуживанием представителей других организаций, можно рассматривать в качестве представительских. . Поскольку в НК не обозначена характеристика расходов на буфетное обслуживание и официальный прием, расшифровку их состава (что относится к буфетному обслуживанию, а что - для официального приема) лучше поименовать в учетной политике или в приказах по проведению переговоров. Обслуживание в виде угощения приходящих представителей контрагентов, а также лиц, выполняющих свою работу в офисе контрагента (страховщик, аудитор, куратор программного продукта или, например, должностных лиц - проверяющих по каким-либо вопросам), не может рассматриваться в качестве расходов на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия). Маловероятно, чтобы можно было достаточно обоснованно доказать, что переговоры с ними направлены на поддержание сотрудничества, если эти представители выполняют свои служебные обязанности в офисе организации на основании ранее заключенного с ними договора или в соответствии с предписанием. Некачественное документальное оформление этих расходов под видом представительских может быть расценено проверяющими как завышение расходов, уменьшающих сумму налога на прибыль, а еще хуже - как доход сотрудника - организатора встреч. НК прямо не устанавливает перечень подтверждающих документов по расходам для этих целей, поэтому официальные органы приводят свои разъяснения. При этом часто в своих разъяснениях они заходят довольно далеко, необоснованно расширяют перечень оправдательных документов. Состав представительских расходов в НК не ограничен только продуктами. В составе представительских расходов может быть учтена и стоимость одноразовой посуды, которая была использована для организации официального приема и буфетного обслуживания при проведении деловых переговоров. При признании расходов методом начисления представительские расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и относятся к косвенным расходам (п. 1 статьи 272, п. п. 1, 2 статьи 318 НК). Датой осуществления данных расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 статьи 272 НК). Относительно приходящих в офис потенциальных клиентов такие расходы могут быть дополнительно обоснованы, например, последующими событиями (заключение договора на крупную партию товара и т.п.). При этом заключением договора такие переговоры заканчиваются далеко не всегда. В этих случаях имеются попытки исключения отнесенных в уменьшение налоговой базы расходов налоговыми органами, но в суде это можно оспорить, поскольку требования об обязательном заключении договора НК не устанавливает. Смотрите далее статью: "Учет представительских расходов: часть 2". © Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения" при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка) |
Налоги: НДС | Налог на прибыль | НДФЛ | ЕСН | Акцизы | НДПИ | Налог на имущество предприятий | Транспортный налог | Налог на игорный бизнес | Земельный налог | УСН | ЕНВД | ЕСХН Бухучет: Учет основных средств | Учет нематериальных активов | Учет вложений во внеоборотные активы | Учет материально-производственных запасов | Учет собственного капитала | Учетная политика организации | Учет расчетов | Бухгалтерская отчетность Документы: Судебная практика по налоговым спорам (ФАС) Кодексы: НК РФ ч.1 | НК РФ ч.2 | ГК РФ ч.1 | ГК РФ ч.2 | ГК РФ ч.3 | ГК РФ ч.4 | ТК РФ Разное: Экономика недвижимости: учебное пособие Виноградов Д.В| - |
