СПОСОБЫ ОРГАНИЗАЦИИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА: ОТ КАРТОЧЕК ДО АВТОМАТИЗАЦИИ

Эффективный складской учет — основа для контроля товарных запасов, минимизации потерь и принятия верных управленческих решений. Многие предприниматели и бухгалтеры сталкиваются с вопросом: как легально и практично организовать этот процесс, особенно после вступления в силу ФСБУ 5/2019 «Запасы». Этот стандарт, в отличие от утративших силу детальных Методических указаний, дает организациям большую свободу в выборе подходов. В части, не противоречащей законодательству, компания может разработать собственный порядок, взяв за основу проверенные временем методы. Одним из самых современных и эффективных решений является использование специализированного программного обеспечения, например, бесплатной программы учета склада от «Инфо-Предприятие», которая позволяет быстро перейти от бумажного документооборота к автоматизированному.

Выбор конкретного метода зависит от объема операций, номенклатуры товаров и уровня технического оснащения. Законодательство позволяет использовать следующие основные способы организации складского учета запасов.

Эти подходы надежны, не требуют сложного оборудования, но могут быть трудозатратными при больших объемах данных.

• ведение карточек складского учета на каждый вид материалов (с указанием наименования, единицы измерения и записью всех операций по приходу и расходу в натуральном выражении на основании первичных документов – приходных ордеров, накладных, лимитно-заборных карт).
• ведение книг складского учета материалов, где для каждого вида товара открывается отдельный раздел (лицевой счет) с аналогичной карточке информацией.
• составление ежемесячных материальных отчетов (оптимально при небольшой номенклатуре и оборотах, так как в отчете отражаются только те позиции, по которым было движение в течение месяца).

Этот метод становится стандартом для бизнеса, стремящегося к росту и эффективности.

• ведение учета автоматизированным способом, при котором данные о приходе и расходе по каждой товарной позиции вносятся из первичных документов непосредственно в специальную программу. Такой подход, который реализует простая программа складского учета, минимизирует человеческие ошибки, экономит время и предоставляет актуальную информацию по остаткам в режиме реального времени.

При выборе метода важно оценить несколько факторов.

• масштаб деятельности (для небольшого склада с минимальным движением могут подойти отчеты или карточки, тогда как для растущего бизнеса единственным верным решением станет автоматизация).
• скорость получения данных (бумажные носители требуют времени на сверку и подсчет, в то время как простая программа для склада выдает отчеты за несколько кликов).
• интеграция с другими системами (автоматизированные системы могут быть связаны с бухгалтерскими программами, что исключает двойной ввод данных).
• соответствие требованиям законодательства (некоторые сферы, такие как торговля алкоголем, обувью или мехом, обязывают использовать системы маркировки, например, «Честный ЗНАК», ЕГАИС или ВЕТИС, с которыми легко справляется специализированное ПО).

Внедрение даже бесплатной программы для учета кардинально меняет эффективность работы склада.

• мгновенный контроль остатков (вы всегда в курсе, сколько товара на складе, что предотвращает ситуации с излишками или недостачей).
• скорость обработки документов (создание приходных накладных и актов списания занимает минуты).
• точность данных (снижение влияния «человеческого фактора» при подсчете и переносе данных).
• прозрачность всех операций (легко отследить историю движения любой позиции и ответственного сотрудника).
• простое управление наценкой и себестоимостью (система автоматически проводит расчеты, помогая формировать конкурентные цены).

Несмотря на то, что традиционные способы организации складского учета, такие как карточки и книги, все еще имеют право на существование, их время уходит. Современные требования к скорости и точности данных диктуют необходимость перехода на автоматизированные системы. Начинать этот переход можно с малого — например, с тестирования бесплатной программы учета склада. Такой шаг позволит на практике оценить все преимущества автоматизации: от повышения дисциплины до роста оборачиваемости товарных запасов и, как следствие, прибыльности вашего бизнеса.