Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии или фирме.
Должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий порядок повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время и не ограничивающийся им.
Основные требования к содержанию и порядку составления должностной инструкции установлены в следующих документах:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Министерства культуры от 8 ноября 2005 г. №536) (Типовая инструкция);
Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов» (в соответствии с ОКУД ОК 011-93) (Рекомендации);
Квалификационный справочник должностей служащих (утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37) (Справочник).
Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст) (ГОСТ).
Содержание документа
Должностная инструкция, как правило, - это связанный текст.
Три главных требования к содержанию:
ясность – точные формулировки;
емкость – лаконичность изложения текста;
логичность – рациональное, последовательное расположение в тексте всех смысловых элементов (частей инструкции).
Должностную инструкцию проще подготовить, основываясь на Справочник, адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия и (или) структурного подразделения.
Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. В квалификационных характеристиках проведена унификация нормативов регламентации труда работников для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов РФ.
Основные сведения, отражаемые в должностной инструкции:
Перечень задач, возлагаемых на работника.
Порядок назначения на должность и освобождения от должности.
Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.
Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов.
Организационно-правовые основы деятельности работника.
Трудовая функция и условия, характеризующие ее выполнение.
Виды работ в рамках порученной ему функции.
Полномочия (права и обязанности) работника.
Место работника в иерархии (связи по должности).
Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с ненадлежащим выполнением порученной ему трудовой функции.
Требования по охране труда.
Для изложения текста используется служебно-деловой стиль, для которого характерны:
официальность;
адресность;
словарная и тематическая ограниченность (монотемность);
лаконичность, ясность и точность изложения.
Структура документа
Структуры должностной инструкции должна включать следующие основные разделы:
общие положения;
полномочия (обязанности и права) работника;
взаимоотношения (связи по должности) работника;
ответственность работника;
заключительные положения.
Раздел «Общие положения» может иметь следующую внутреннюю структуру:
основания для разработки документа;
функциональное назначение документа;
область применения документа;
порядок замещения должности;
компетенция работника (за что отвечает работник);
квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);
чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности плюс документы, знание которых для работника является обязательным.
Раздела «Полномочия (обязанности и права) работника» построен по следующему принципу: сначала перечисляются наиболее значимые права и обязанности работника.
Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) работника» может иметь следующую внутреннюю структуру:
виды и способы взаимодействия;
объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.);
порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной).
Раздел «Ответственность работника» содержит информацию:
о порядке привлечения работника к ответственности;
виды и меры ответственности;
полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности и оценке результатов его труда.
Раздел «Заключительные положения» может содержать сведения о порядке и периодичности внесения изменений в должностную инструкцию, о порядке вступления документа в силу.
Помимо всего вышесказанного, должностные инструкции могут содержать приложения.
Оформление документа
Состав реквизитов должностной инструкции определяется согласно разделу 2 ГОСТ и включает:
наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа;
наименование вида документа;
дату документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа;
гриф утверждения документа;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметку о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
отметку о заверении копии документа;
отметку об исполнителе;
идентификатор электронной копии документа.
Разберем некоторое из реквизитов.
Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000 – «Организационно-распорядительная документация»).
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации»; реквизит указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
заверительную надпись: «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
